La pérdida o extravío de las escrituras de la vivienda es una situación relativamente frecuente que, aunque puede generar incertidumbre, no implica la pérdida de derechos sobre el inmueble. En el sistema jurídico español, las escrituras públicas se conservan el los protocolos notariales y su contenido puede ser recuperado a través de distintos mecanismos, según la fecha en la que fue otorgada.
Localización de escrituras otorgadas a partir de 2004.
Existe la posibilidad de solicitar el denominado informe de actividad notarial. Este documento recoge los instrumentos públicos en los que una persona ha intervenido como otorgante desde dicha fecha.
¿Cómo solicitar el informe de actividad notarial?
El interesado puede obtener este informe a través de dos vías, compareciendo personalmente en cualquier notaría del territorio nacional o a través del portal habilitado por el Consejo General del Notariado. Hay que tener en cuenta que este informe únicamente incluirá aquellos documentos en los que el solicitante haya intervenido directamente, y su expedición puede requerir su correspondiente identificación.
Una vez identificado el documento, será posible dirigirse a la notaría autorizante para solicitar una copia simple o autorizada de la escritura.
Localización de escrituras otorgadas con anterioridad a 2004.
Para este supuesto se deberá recurrir a otras vías de localización.
La opción más eficaz es solicitar una nota simple informativa en el Registro de la Propiedad correspondiente. La información que nos proporciona la nota simple es la Identificación del titular o titulares, descripción de la finca, existencia de cargas o gravámenes y los datos de la última inscripción, incluyendo habitualmente la fecha de la escritura y el notario autorizante. Si bien no siempre se identifica de forma directa la notaría, la información facilitada suele ser suficiente para localizar el protocolo notarial correspondiente.
Determinación del Registro de la Propiedad competente.
Cuando se desconoce el Registro de la Propiedad en el que se encuentra inscrita la finca, es posible localizarlo mediante herramientas de búsqueda como el Geoportal del Colegio de Registradores de España.
Este sistema permite identificar el registro competente a partir de:
- La dirección del inmueble.
- La referencia catastral.
- La localización geográfica.
Otras vías de localización.
En determinados supuestos, especialmente cuando no se dispone de datos suficiente sobre la escritura, puede resultar útil acudir al Colegio Notarial correspondiente a la comunidad autónoma que puede orientar sobre la localización del protocolo notarial.
Obtención de copia de la escritura.
Una vez identificada la notaría en la que se otorgó la escritura, el interesado podrá solicitar:
- Una copia simple, con valor meramente informativo.
- Copia autorizada, con plena validez jurídica.
La expedición de dichas copias queda sujeta a la acreditación de interés legítimo por parte del solicitante.
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